Tenk deg at du er operatør på murstensfabrikken. Du har stilt inn blandeforhold, temperatur og oppholdstid i ovn til innstillinger som vanligvis gir en bestemt mursteinkvalitet. Men denne gangen blir ikke kvaliteten som forventet.

Etter en del feilsøking finner en automatiker ut at temperaturmåleren på ovnen viser 100°C for lite. Selv om du hadde stilt inn temperaturen på 2300°C var altså den virkelige temperaturen 2200°C. Det var årsaken til at kvaliteten ikke ble som forventet.

Automatikeren kan dessverre ikke fikse den gale målingen før dagen etter. I mellomtiden må du stille inn ovnstemperaturen 100°C høyere enn det som vanligvis brukes, da vil du få den korrekte temperaturen.

Når skiftet ditt er over kommer neste operatør på jobb. Alt fungerer fint i fabrikken, så du sier “ha det bra” og reiser hjem.

Etter en liten stund oppdager den nye operatøren at ovnstemperaturen er 100°C høyere enn normalt… Han stiller den straks ned. Etter en stund oppdager han at mursteinskvaliteten blir feil. Nå begynner alle med feilsøking igjen, før de etter en stund finner ut det samme som du gjorde på ditt skift: temperaturmåleren på ovnen viser feil verdi!

Nå har det blitt brukt mye tid på denne målingen, og det har blitt produsert mange murstein av dårlig kvalitet. Alt dette kunne vært ungått om du hadde gitt skikkelig beskjed om hva som hadde skjedd når du var på jobb.

I loggboka bør du skrive opp alle vesentlige endringer som blir gjort i løpet av skiftet ditt, spesielt slike ting som avviker fra normal drift. Loggboka bør inneholde informasjon om:

  • Hva som er endret.
  • Hvorfor du har gjort endringen.
  • Tidspunkt for endringen.
Alle vesentlige endringer i prosessen må dokumenteres skikkelig. I noen tilfeller er det spesielle skjemaer som skal fylles ut, men man bør uansett skrive opp alt som er viktig i loggboka.

For den hendelsen som inntraff her kunne du for eksempel ha skrevet dette i loggboka:

14.50: Oppdaget at temperaturmåling på ovn viser 100°C for lite. Har derfor justert opp temperaturen til 2400°C (100°C høyere enn normalt). Målingen skal fikses i morgen.

Dette er et eksempel på en enkel og presis logg. Den sier litt om hva som er problemet og hva som er gjort for å løse det.